Mobiele telefonie voor werknemers; wat is de norm?
In het digitale tijdperk waarin wij leven kan het vrij lastig zijn om te bepalen waar een grens ligt. Vragen die opkomen zijn bijvoorbeeld waar de grens ligt op het gebied van bereikbaarheid buiten kantoortijden, maar wat een werkgever moet verschaffen qua devices. Veel werkgevers worstelen met deze normen en zij zoeken naar de gulden middenweg. Daarom hier een aantal tips en tricks op een rij die daarbij kunnen helpen om een goede balans te creëren.
Pak het professioneel aan
Allereerst is het goed dat de klant en andere externen het niet merken wanneer jullie zoekende zijn in het vinden van een goede balans tussen mobiele telefonie en het personeel. Het is dan ook slim om snel te starten met één programma waarin alles samenkomt. Hierin hoef je gelukkig niet opnieuw het wiel uit te vinden, want er is al veel verkrijgbaar op de markt van zakelijke telefonie. Een systeem wat zeer geschikt is, is teams telefonie. Binnen deze omgeving kun je alle nummers koppelen, notities maken, documenten archiveren en dat allemaal in eenzelfde cloud. Dat biedt helderheid en zorgt ervoor dat werknemers overal bereikbaar zijn én er nummers doorgeschakeld kunnen worden. Een win-winsituatie voor iedereen. Dus wacht niet met het instellen van zo’n systeem, maar start daar snel mee.
De devices
Voorheen was het heel gebruikelijk dat werknemers een telefoon én een databundel kregen van hun werk. Dit werd in veel gevallen ook privé gebruikt, iets wat in veel gevallen logisch is aangezien de grens tussen zakelijk en privé ook snel vervaagt tegenwoordig. Maar vandaag de dag is dat niet altijd meer nodig, ook in het kader van duurzaamheid en efficiëntie zien we hier toch wel een kentering ontstaan. Mensen willen liever niet met twee telefoons rondlopen en de mogelijkheid van dual-sim en/of e-sim maken het eenvoudig om twee nummers in één apparaat te clusteren. Iets wat voor beide partijen een uitkomst kan zijn. Toch rekenen sommige personeelsleden nog wel op een mooie telefoon van de baas. Het is goed hier transparant over te zijn en je ook te realiseren dat je personeel echt niet altijd van het nieuwste van het nieuwste hoeft te voorzien. Dit is namelijk niet altijd nodig, en kan een onnodige kostenpost creëren. Het is belangrijk dat mensen kunnen doen met de telefoon wat nodig is, maar heel veel extra is ook zeker niet de norm.
Ten slotte is het goed om heldere afspraken te maken over het gebruik van de telefoon. Je mag niet van werknemers verwachten dat ze altijd bereikbaar zijn, ook buiten kantooruren. Maar wanneer zij op thuiswerkdagen tussendoor even met een vriendin gaan lunchen, dan mag je juist ook wel weer iets méér verwachten. Het is dan ook een kwestie van geven en nemen, waarbij het vooral belangrijk is dat je onderling in gesprek blijft. Wanneer je dat doet zul je merken dat je er gezamenlijk altijd wel uitkomt en er een gezonde balans ontstaat. Maar pak signalen van werknemers wel altijd tijdig op en zorg dat de basis op orde is, dit is iets wat veel gedoe in de toekomst kan voorkomen. Succes!