Toch had het Albert Schweitzer ziekenhuis de plicht om de documenten twintig jaar te bewaren, voordat ze mochten worden vernietigd. Daaraan is niet voldaan en dit wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) beschouwd als een datalek. Alle patiënten om wie het gaat, worden vanaf maandag 21 maart op de hoogte gesteld per e-mail en via het online patiëntenportaal MijnASz. Het ziekenhuis benadrukt in de kennisgeving dat de documenten niet kwijtgeraakt zijn, maar dat ze niet meer bestaan. Ze zijn nooit buiten de beveiligde omgeving of in verkeerde handen geweest.
Wat er is gebeurd
In 2017 stapte het ziekenhuis over van een papieren patiëntendossier op een elektronisch patiëntendossier (EPD). Daarbij werden per patiënt en per behandeling alle actuele, relevante gegevens overgezet naar de digitale omgeving. Oude documenten uit het papieren dossier die de artsen op dat moment niet meer nuttig vonden voor de behandeling, gingen niet mee naar het EPD. Maar ze moesten volgens de wet nog wel worden bewaard. Daarom scande het ziekenhuis miljoenen van dergelijke papieren stukken in, vernietigde de originelen volgens de daarvoor geldende regels en bewaarde de scans in het beveiligde digitale archief.
In oktober 2021 bleek dat in dit archief, als gevolg van foute instellingen, al bijna een jaar lang nieuwere documenten werden opgeslagen met bestandsnummers die ook in gebruik waren voor inactieve documenten. De nieuwe bestanden kwamen zodoende in de plaats van de oude. Dit kon lange tijd doorgaan, doordat de historische stukken hoogst zelden worden bekeken, terwijl alle nieuwe documenten intact en normaal te raadplegen zijn. Een en ander kwam pas aan het licht toen een behandelaar toch nog eens zocht naar een oud document en daartussen een nieuw document tegenkwam. Meteen na ontdekking heeft het ziekenhuis melding gemaakt bij de AP. Samen met leverancier Chipsoft is de oorzaak achterhaald en opgeheven en zijn de exacte gevolgen geïnventariseerd. Ruim een half miljoen oude stukken bleken niet meer terug te halen.
Excuses
Ziekenhuisdirecteur Peter van der Meer schrijft in het bericht aan de betrokken patiënten: “Deze fout had zich niet mogen voordoen en kan zich niet meer opnieuw voordoen. Wij bieden onze excuses aan voor het feit dat niet zo zorgvuldig is gehandeld als u van ons mocht verwachten. De verloren informatie werd in 2017 al niet meer van belang geacht voor uw behandeling. De kans dat er gevolgen zijn voor uw behandeling, is verwaarloosbaar klein. Alleen in bijzondere situaties waarin u in de toekomst uw volledige dossier zou willen opvragen, kunnen wij daaraan helaas niet voor 100 procent tegemoetkomen.”
Patiënten die het betreft, kunnen in het patiëntenportaal MijnASz inzien welk type bestanden uit welke periode zijn overschreven. Andere regels dan het niet nakomen van de bewaarplicht, zijn niet overtreden. Het ziekenhuis moet van het incident en de oorzaken, gevolgen en verbeteracties verslag uitbrengen aan de AP. Patiënten die denken dat ze toch nadeel ondervinden, worden in de kennisgeving opgeroepen om zich te melden bij het ziekenhuis via het e-mailadres reactie@asz.nl.