Gebruiksvriendelijke interface
Elk bedrijf wil een goede website, maar de juiste service is minstens zo belangrijk. Een gebruiksvriendelijke interface is een essentieel onderdeel van service desk software. Het systeem moet eenvoudig te gebruiken zijn. Het heeft allerlei toeters en bellen echt niet nodig. Een dashboard heeft goede navigatie nodig, zodat gebruikers in één oogopslag weten wat ze moeten doen. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat gebruikers veel tijd kwijt zijn aan het navigeren in een onhandig systeem.
Geautomatiseerde antwoorden
Menselijke fouten komen nu eenmaal voor. Helaas is het wel een van de grootste problemen waar serviceteams mee te maken hebben. Probeer de service dan ook zoveel mogelijk te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde vragen die automatisch worden beantwoord. Op die manier hoeft er geen speciaal team aanwezig te zijn om de mailbox in de gaten te houden. Dit helpt zowel nieuwe gebruikers als bestaande klanten omdat je hen snelle en goede ondersteuning kan bieden.
Automatische meldingen van vragen en verzoeken
Wil je liever de touwtjes in eigen handen houden in plaats van dat een geautomatiseerd systeem zich bezig houdt met klantvragen? Tegenwoordig bestaat er service software die je team automatisch op de hoogte stelt als er een vraag of verzoek binnenkomt. Dergelijke software voorkomt dat een verzoek dagenlang in de inbox blijft hangen. Het verzoek of probleem wordt sneller opgelost, met tevreden klanten als resultaat.
Vragen en verzoeken samenvoegen
Soms kunnen dezelfde of soortgelijke problemen meerdere malen aan de orde komen. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk om te weten wat je moet doen en hoe je het probleem op moet lossen. Het is nog belangrijker dat je dit goed in de gaten houdt. Op die manier weet je snel wanneer er echt sprake is van een probleem. Oftewel: er is sprake van pro-actief gedrag van de klantenservice. We raden aan om service desk software te gebruiken die je in staat stelt om vragen of verzoeken samen te voegen en te groeperen, zodat een team er zo snel mogelijk op kan reageren.
Categoriseren
Door vragen en verzoeken samen te voegen houd je eenvoudig meerdere gebeurtenissen bij en kun je ze categoriseren. Na verloop van tijd kan jouw team bepalen of er sprake is van een probleem met een product, of dat het aan de klant ligt.
Notities
Het team van een bedrijf moet zo snel mogelijk reageren om problemen op te lossen. Dat spreekt voor zich, maar gebeurt helaas niet altijd. Daardoor loop het risico dat klanten een negatieve ervaring hebben met je bedrijf en dat ze overstappen naar een concurrent. Stel je voor dat een oplossing niet heeft gewerkt. Of wie weet heeft de klant wel een of meerdere klachten. Zodoende is het handig om terug te kunnen kijken op eerdere notities van een bepaald verzoek. Met speciale service desk software die aantekeningen maakt is dit mogelijk. Op deze manier weet je wat er precies is gebeurd en kun je jouw team ter verantwoording roepen.
Goede service desk software helpt je bedrijf verbeteren
Soms lopen andere leden van het service team tegen hetzelfde probleem aan. Ook in dat geval komt notitie software goed van pas. Ze kunnen naar de notities verwijzen als ze tegen een soortgelijk probleem aanlopen. Dit is een goede manier om een team kennis te laten delen en om elkaar ter verantwoording te roepen. En dit is niet alleen goed voor het team, maar ook voor de klant. Goede service desk software helpt je bedrijf in 2021 dan ook zeker vooruit!