Goedkoper zakelijk bellen
Lagere kosten is misschien wel de grootste reden om als bedrijf voor VoIP telefonie te gaan. Het aansluiten van een vaste telefoonlijn voor een apart zakelijk nummer brengt extra kosten met zich mee. Bellen via het internet bespaart deze kosten, omdat de internetverbinding er al is en slechts een vast bedrag per maand kost.
Ook bij veelvuldig contact met het buitenland, of voor een bedrijf met vestigingen buiten de grenzen, kan dit enorm schelen. Voor het internet, in tegenstelling tot een traditionele telefoonservice, maakt het in principe niet uit of een gesprek tussen twee landen plaatsvindt.
Het enige wat je bij een hosted VoIP service, naast een betrouwbare internetverbinding en een zakelijk nummer nodig hebt, is de hardware en een VoIP account. Dit is zo geregeld via de vele aanbieders op de markt, waarbij het bij een goede partij vaak ook makkelijk is om op te schalen wanneer de onderneming groeit.
Niet aan plaats gebonden
Een vaste telefoonlijn is precies dat, een vaste lijn, die fysiek is verbonden met je business. Dit betekent dat je aan een plaats gebonden bent voor het benutten van de telefoonservice. Heb je als bedrijf een grote klantenservice afdeling, dan is het ideaal als deze flexibel en niet locatiegebonden kan functioneren. Maar ook als kleine Zzp’er kan het prachtig zijn om overal, ook in het buitenland, zakelijke telefoontjes te kunnen aannemen.
Zeker nu met de corona crisis veel bedrijven sowieso meer vanuit huis en virtueel zijn gaan werken, is het fijn dat de belfunctie gewoon mee kan bewegen en geen fysieke grenzen heeft. Met VoIP wordt dit gedeelte van je bedrijfsvoering compleet naar de cloud verplaatst en heb je dus alleen een internetverbinding nodig om toegang te hebben tot je zakelijke nummer.
Handige toepassingen
Door met de telefonie van je bedrijf online te gaan, zal er opeens een wereld van mogelijkheden opengaan, die met een vaste telefoonlijn niet eens in de verbeelding voorkwam. Door de connectie over het internet, worden audioberichten standaard omgezet in (versleutelde) data. Deze data wordt vervolgens bij aankomst weer terug omgezet in audio voor het afluisteren, maar met de data is er nog veel meer mogelijk.
Wat dacht je bijvoorbeeld van het ontvangen van een voicemailbericht als tekst in een e-mailbericht? Of een bericht makkelijk met collega’s te kunnen delen? Ook conferentie bellen is een geïntegreerde optie bij VoIP, waarbij er probleemloos mensen in of uit de call kunnen stappen, zonder dat er iemand gebeld hoeft te worden en er apart voor de service betaald hoeft te worden. Bovendien is hierbij de geluidskwaliteit een stuk beter dan bij een normale telefoonverbinding.
Doordat de verbinding over het internet loopt, zijn er ook aanvullende functies mogelijk, zoals het makkelijk delen, opslaan en doorzoeken van bestanden, een uitgebreid keuzemenu, verschillende wachtmuziekjes en makkelijk doorverwijzen. Er zal met VoIP alleen maar meer mogelijk worden, en de vele toepassingen zullen de concurrentiekracht van je bedrijf ten goede komen.
Flexibele en betrouwbare communicatie
Sommige telefoontjes wil je niet missen. Is jouw bedrijf ook afhankelijk van een goede bereikbaarheid door klanten, dan kan VoIP hier uitkomst bieden. Een telefoontje kan namelijk via het internet naar verschillende devices gestuurd worden. Neem je bijvoorbeeld na twee keer overgaan de telefoon op je bureau niet op, dan wordt het belletje gelijk doorgezet naar je mobiel.
Kan de klant toch niet gelijk worden geholpen, dan kan er met een interactief keuzemenu toch opties worden geboden. Dit geldt uiteraard ook buiten de werkuren, of in de vakanties, die allemaal makkelijk online ingesteld kunnen worden.
Ook wanneer de internetverbinding op de zaak er tijdelijk even uit ligt, dan kan met VoIP de verbinding zo omgezet worden naar de mobiele telefoon, waar je met je MB’s nog wel gewoon verbonden bent.
Veiligere verbinding
Door een beveiligde verbinding en verzending van versleutelde data, is communicatie via VoIP telefonie bovendien veiliger dan bij een standaard telefoonlijn. Is jouw bedrijf bijvoorbeeld onderhevig aan fraude via social engineering of identiteitsvervalsing, dan kunnen deze via een veilige VoIP en het bijbehorende data verkeer makkelijker worden opgepikt en voorkomen.
Digitale bedrijfsbeveiliging zal de komende jaren alleen maar belangrijker worden, en iets waar elke zaak naar moet kijken. Belangrijk voor een veilige VoIP verbinding is wel dat je deze via een provider met kennis van online security afneemt. Een goede VoIP beheerder weet hier zeker meer over te vertellen.